Q 当寺では、檀信徒の氏名、住所、電話番号等を記載した名簿のほか、過去帳、墓地使用者名簿、法要に関する情報など、檀信徒等に関わる多くの個人情報を管理しています。これらの情報について、寺院としてどのような点に注意して保管・管理すればよいのでしょうか。
目次
1 寺院が保有する多くの個人情報
寺院では日常的な寺院運営の中で非常に多くの個人情報を取り扱っています。
例えば、檀信徒名簿には氏名、住所、電話番号等が記録されていますし、墓地を経営する寺院であれば、墓地使用者やその家族・承継者等の情報も管理しています。また、葬儀、法要、戒名等に関する記録や過去帳には、故人のみならずその家族や親族に関する情報が含まれている場合があります。
さらに、寺院によってはこれらの情報を紙の名簿や過去帳だけでなく、パソコン、スマートフォン、クラウドサービス等を利用して管理することも一般的になっています。
寺院にとって檀信徒等に関する情報は宗教活動を継続していくための重要な基盤であると同時に、その管理を誤れば檀信徒との信頼関係を大きく損なうことにもなり得ます。
2 宗教団体には個人情報保護法の特則がある
もっとも、寺院による個人情報の取扱いについては一般企業と全く同じように個人情報保護法が適用されるわけではありません。
個人情報保護法第57条第1項第3号は、宗教団体が「宗教活動（これに付随する活動を含む。）」のために個人情報等を取り扱う場合について、個人情報取扱事業者等の義務を定める同法第4章の規定を適用しないこととしています。これは、憲法上保障された信教の自由に配慮したものです。
個人情報保護委員会のガイドラインでは、ここにいう「宗教活動」とは、教義を広め、儀式行事を行い、信者を教化育成することをいい、これに付随する活動には、一定の場合の霊園や宿坊の経営、他宗派の人に対する葬儀の運営なども含まれるとされています。
したがって、例えば寺院が檀信徒名簿を利用して法要や寺院行事を案内したり、過去帳等を宗教活動のために管理したりする場合には、この適用除外が該当することになります。
ただし、重要なのは「宗教法人であれば、保有するすべての個人情報について個人情報保護法が一切適用されない」という意味ではないことです。適用除外となるのは、宗教団体が宗教活動及びこれに付随する活動のために個人情報等を取り扱う場合です。宗教活動とは関係のない事業等における個人情報の取扱いについては、別途個人情報保護法の適用を検討する必要があります。
3 適用除外であっても自由に管理してよいわけではない
さらに、個人情報保護法の適用除外があるからといって、寺院が檀信徒等の個人情報を自由に取り扱ってよいということではありません。
個人情報保護法第57条第3項は、適用除外を受ける宗教団体等であったとしても、個人データ等の安全管理に必要かつ適切な措置、苦情処理その他個人情報等の適正な取扱いを確保するために必要な措置を自ら講じ、その内容を公表するよう努めなければならないとしています。
何より、檀信徒が寺院に住所、家族関係、葬儀、法要等に関する情報を提供するのは寺院との長期的な信頼関係を前提としている場合が通常です。その情報が不用意に第三者へ漏洩した場合には、法律上の問題以前に、寺院と檀信徒との信頼関係に重大な影響を与えることに留意すべきです。
なお、寺院が保有する檀信徒等の個人情報を第三者に提供・開示する場合の問題については、別途「寺院における個人情報の第三者提供」の記事で詳しく解説していますので、併せてご参照ください。
4 過去帳や檀信徒名簿の管理
寺院としては、まず、誰が、どの情報を管理するのかについて明確にしておく必要があります。
例えば、紙で管理している檀信徒名簿や過去帳を誰でも閲覧できる場所に置いたままにしたり、檀信徒の個人情報が記録されたパソコンについてパスワードを設定していなかったりする状態は避けなければなりません。また、住職個人のパソコンやスマートフォンだけに檀信徒名簿を保存している場合も注意が必要です。
檀信徒名簿や寺院の業務として作成された法要記録等は、住職個人のための情報ではなく、基本的には寺院の宗教活動・法人運営のために管理されている情報です。
住職が交代した場合や急病・死亡等によって業務を行えなくなった場合にも寺院運営を滞りなく継続できるよう、住職個人単位ではなく、宗教法人として情報を管理できる体制を整えておくことが重要です。
5 紙だけでなくデジタル情報にも注意する
現在において、個人情報の管理について紙媒体以上に注意を要するのがデジタルデータです。
檀信徒名簿をExcel等で作成し、寺院のパソコンに保存しているようなケースも多いと思います。また、クラウドサービスを利用したり、寺院関係者間でメールやメッセージアプリを利用して檀信徒情報をやり取りしたりすることもあるでしょう。
この場合、パソコンやスマートフォンの紛失、パスワードの漏洩、メールの誤送信、第三者による不正アクセス等によって、一度に大量の情報が外部へ流出してしまう危険性があります。
寺院としては、端末へのパスワード設定、アクセスできる者の限定、バックアップ、不要になったデータの適時の廃棄など、寺院の規模に応じた管理方法をあらかじめ定めておくことが望ましいでしょう。
6 住職個人の情報と寺院の情報を区別する
寺院における個人情報管理ではもう一つ注意すべき問題があります。
寺院、特に比較的小規模な寺院では、住職個人と宗教法人との区別が曖昧になりやすく、寺院の預金、書類、パソコン等を住職個人が一括して管理している場合があります。
しかし、宗教法人である寺院は住職個人とは別個の法人です。寺院の宗教活動や法人運営のために収集・管理されている檀信徒名簿等についても、住職個人の情報とは混在させず、寺院としてしっかり区別して管理することが望ましいといえます。
特に、住職の交代や寺院内部の紛争が発生した際に、前住職が檀信徒名簿、パソコン、過去帳等を持ち出し、後任者や責任役員が利用できなくなると、寺院運営そのものに支障を来すことになります。
7 寺院として管理ルールを作っておく
寺院における個人情報管理については大企業のような複雑な規程を作成する必要まではありません。
しかし、少なくとも、①どのような個人情報を保有しているのか、②誰が管理責任者なのか、③誰が閲覧・利用できるのか、④寺院外へ持ち出す場合のルール、⑤パソコン・クラウド等のセキュリティ、⑥住職交代時の引継ぎ方法、⑦不要となった書類・データの廃棄方法などについて、基本的なルールをあらかじめ定めておくことが望ましいでしょう。
寺院が保有する檀信徒等の情報は、長年にわたる宗教活動によって蓄積された寺院にとって極めて重要な情報です。個人情報保護法の適用の有無だけを問題とするのではなく、寺院の継続的な管理運営と檀信徒との信頼関係を維持するという観点から、適切な管理体制を整えることが重要です。
寺院における檀信徒名簿、過去帳その他個人情報の管理については、弁護士法人 永 総合法律事務所にて迅速かつ適切なアドバイスを申し上げることが可能ですので、いつでもお気軽にご相談ください。
